Der Presseverteiler ist eine Sammlung von Kontakten zu Journalisten, Redaktionen und Medienunternehmen. Er dient als zentrale Datenbank, in der alle relevanten Informationen über die einzelnen Kontakte gespeichert werden – zum Beispiel Namen, Emailadressen und Telefonnummern sowie Themenschwerpunkte. Ein Presseverteiler kann in verschiedenen Formen existieren, von einfachen Excel-Tabellen bis hin zu spezialisierten Softwarelösungen, die eine effektive Verwaltung und Organisation der Kontakte ermöglichen.
Erfolgreiche Pressearbeit spielt für Unternehmen, Organisationen, Institutionen und Personen des öffentlichen Lebens eine zentrale Rolle, um ihre Botschaften und Informationen effektiv an die Öffentlichkeit zu bringen. Ein wesentliches Instrument ist dabei der Presseverteiler. Die Kontaktaufnahme erfolgt dabei in der Regel per Email oder Telefon.
Ein individueller und gut gepflegter Presseverteiler ermöglicht es, relevante Journalisten, Redaktionen und sonstige Medienkontakte zu erreichen und somit eine breite Berichterstattung über die eigenen Themen zu erzielen.
Die Auswahl der Kontakte für den Presseverteiler sollte zielgerichtet sein. Ein systematisches Vorgehen ermöglicht es, die Pressemitteilungen an die richtigen Ansprechpartner zu senden, die ein Interesse an den bereitgestellten Informationen haben. Je nachdem, welche Zielgruppe erreicht werden soll, sind neben großen Medienhäusern und bekannten Journalisten vor allem auch entsprechende Fachmedien und regionale Redaktionen von Bedeutung. Eine aktuelle und korrekte Datenbank ermöglicht es, die Pressemitteilungen an die richtigen Ansprechpartner zu senden und die Erfolgsaussichten zu maximieren.
Es lohnt sich immer, sich ein Netzwerk von Journalisten aufzubauen und die Beziehungen zu pflegen – dadurch bleibt nicht nur der Presseverteiler auf dem neuesten Stand, es hilft auch bei Veröffentlichungen.
Journalisten wechseln ihre Positionen, Redaktionen ändern ihre Schwerpunkte und neue Medien entstehen: Ein Presseverteiler sollte daher stets gepflegt und aktualisiert werden, um die Effektivität der Pressearbeit zu gewährleisten. Dies kann durch die regelmäßige Überprüfung von Medienverzeichnissen, Recherche in Online-Datenbanken oder den direkten Kontakt mit den relevanten Medienvertretern geschehen.
Um die Aufmerksamkeit der Journalisten und Redakteure zu gewinnen, sollten Pressemitteilungen an den Presseverteiler individuell angepasst werden. Statt Massenmails zu versenden, ist es ratsam, die Pressemitteilungen persönlich zu formulieren und auf den jeweiligen Empfänger zuzuschneiden. Dabei sollte auf die Interessen und Schwerpunkte des Empfängers eingegangen werden, um eine höhere Relevanz und somit eine größere Chance auf Berichterstattung zu erreichen.
Spezielle Tools können die Arbeit mit dem Presseverteiler erleichtern. Sie ermöglichen eine effiziente Verwaltung der Kontakte, das Erstellen von Verteilerlisten, das Personalisieren von Pressemitteilungen und das Tracking des Medienechos.
Durch folgende Funktionen können PR-Tools hilfreich sein:
Die meisten solcher Tools sind kostenpflichtig, zum Beispiel die PR-Software Cision, News Aktuell oder auch Mynewsdesk. Es gibt aber einige wenige kostenfreie Presseverteiler-Tools, die dadurch aber häufig nur eingeschränkte Möglichkeiten aufweisen.
Durch den Einsatz solcher Tools kann die Pressearbeit effektiver gestaltet und Zeit bei der manuellen Verwaltung des Verteilers eingespart werden.
Ein gut aufgebauter Presseverteiler ist ein wesentliches Instrument für eine erfolgreiche Pressearbeit. Durch die gezielte Auswahl der Kontakte, die regelmäßige Pflege und Aktualisierung, die Individualisierung der Pressemitteilungen sowie den Einsatz von Presseverteiler-Tools kann die Effektivität der Pressearbeit gesteigert werden.
Ein kontinuierlicher Ausbau und die Anpassung des Presseverteilers an die sich wandelnde Medienlandschaft sind ebenfalls von großer Bedeutung. Mit einem gut gepflegten Presseverteiler können Unternehmen, Organisationen und andere Institutionen ihre Botschaften effektiv verbreiten und eine breite Berichterstattung über ihre Themen erreichen.
